Waarom aanwezigheid registreren verplicht is

Bedrijfshulpverlening moet geregeld zijn voor alle aanwezige personen in en om uw gebouw. Hierbij is het verstandig om een sluitende aanwezigheidsregistratie bij te houden. Een sluitende aanwezigheidsregistratie lijkt voor veel bedrijven een grote uitdaging. Toch is dit niet het geval en is het in verschillende situaties van groot belang om te weten wie er op dat precieze moment op uw terrein aanwezig is. In veel gevallen stelt de Nederlandse wetgeving dit zelfs verplicht.

 

Onderdeel bedrijfsnoodplan

De organisatie van uw bedrijfshulpverlening staat beschreven in het bedrijfsnoodplan. Het aantal, maar ook de verschillende typen aanwezigen; denk aan eigen medewerkers, bezoekers, leveranciers, hebben invloed op de wijze van bijvoorbeeld ontruimen. In het plan worden ook afspraken opgenomen over hoe men omgaat met deze aanwezigen. Alle omstandigheden verschillen per bedrijf.

 

Opstellen aanwezigheidsregistratie

Het is eenvoudig een aanwezigheidsregistratie bij te houden. Dit kan zelfs makkelijk op papier. Het is gebruikelijk dat de receptionist of beveiliger dit logboek bijhoudt. Hierin worden de namen van de bezoekers, namens welke organisaties ze komen, hoe laat ze binnen kwamen en wie hun contactpersoon is (eventueel voorzien van telefoonnummer), geschreven. Het uitschrijven is daarna natuurlijk minstens zo belangrijk. Echter is het nadeel van een fysiek logboek dat dit in geval van een ontruiming – bijvoorbeeld bij brand – vergeten kan worden en/of kan beschadigen. Oplossing: het logboek digitaal bijhouden. Op deze manier is altijd en overal te raadplegen wie er aanwezig zijn in het gebouw. Er bestaat speciale software voor een goede, digitale aanwezigheidsregistratie.

 

Noodzaak

Door de aanwezigheidsregistratie weten hulpdiensten wie er bij aanvang van een ontruiming binnen waren. Hierna kunt u (of een aangewezen persoon) op de opvangplaats aangeven of iedereen die aangemeld is, ook daadwerkelijk buiten staat. De registratie is dus noodzakelijk om de veiligheid te kunnen garanderen bij calamiteiten. Wanneer dit niet gedaan is, wordt het risico gelopen dat iemand wordt vergeten. In geval van een ontruiming wil iedereen met zekerheid kunnen zeggen dat alle aanwezigen veilig zijn. Is aanwezigheidsregistratie noodzakelijk? Vraag uzelf dan af of u als u buiten staat na een ontruiming, met 100% zekerheid kunt aangeven of iedereen veilig is. Wanneer dit niet het geval is, kan geconcludeerd worden dat de aanwezigheidsregistratie noodzakelijk is. Het is van levensbelang.

 

Communicatie

Wanneer een bezoeker binnenkomt, moet de receptionist of beveiliger altijd vragen wat de reden is dat hij of zij het pand betreedt. Daarbij kan het ook handig zijn diegene te informeren over de reden van de registratie. Laat dit ook de medewerkers weten. Motiveer regelmatig waarom bepaalde dingen gebeuren en dat veiligheid belangrijk is binnen uw bedrijf. Maak ook duidelijke afspraken over bijvoorbeeld wie verantwoordelijk is voor de lijst, wie het meeneemt in geval van ontruiming en wie de namen opnoemt op de verzamelplaats. Het is ook aan te raden hiermee te oefenen tijdens een ontruimingsoefening